
По организации - закупка прямо на месте происходит только тогда организованно, когда люди адекватные приходят, а не "ну я подумаю минут 10, какое пиво взять". Я всегда беру нельман разливное, либо эль - на природе влёт уходит, до 4 литров в человека.
А закупка заранее всегда (если не покупается только хорошая водка) сталкивается с проблемой дальнейшей в лице людей, которым не понравилось то пиво, то вкус кириешек. Поэтому закупать надо только то, что пьётся/естся достаточно бойко большинством - те же пончики, водка парламент

+ купить заранее надо угли, и закинуть на место пребывания мангал (если будет), либо встречающую группу туда закинуть и чтоб они хоть какое-то подобие бивуака наметили

pavlin:
"было бы удобно если бы допустим я бы по городу проехал собрал деньги "
не стоит так себя утруждать. ты не курьер, ты сборщик, и к тебе должны обратиться с вопросом, как тебе удобнее передать деньги.